Perché scegliere un corso online da segretaria amministrativa?

Ricoprire il ruolo di segretaria o di assistente in un’azienda non è mai un lavoro semplice, spesso enti ed uffici in Sardegna hanno difficoltà a trovare il personale giusto. Credere che un ruolo simile possa essere accessibile a chiunque, senza disporre di preparazione specifica o di abilità personali, in virtù della possibilità di formarsi in loco o persino di fare perno sul bell’aspetto e sull’apparenza, significa sbagliarsi di grosso. Ogni ufficio, azienda o compagnia potrebbe aver bisogno di assumere una o più segretarie su cui poter fare riferimento; che sia al fianco di un avvocato, di un professore, di un medico o di un notaio, ogni studio professionale necessita di una persona affidabile, risolutiva e competente che ne regoli i flussi di lavoro e di comunicazione, ecco che aver frequentato un corso online da segretaria amministrativa certificato può fare la differenza.
Le capacità individuali richieste in un simile impiego, sicuramente d’ufficio ma che implichi talvolta il contatto quotidiano con altre persone, coinvolgono ambiti di preparazione tra i più disparati, tra cui quelli economico, legislativo, amministrativo e linguistico, oltre che indiscutibili propensioni caratteriali che consentano l’opportuna gestione di situazioni delicate, stressanti ed anche di una certa responsabilità.

Una segretaria amministrativa (o assistente che dir si voglia) in particolare si differenzia dalla maggior parte delle altre categorie di segretaria per il contesto lavorativo in cui è inserita. Mentre la segretaria impiegata in uno studio professionale e quella appartenente all’ambito della segreteria esecutiva hanno un rapporto di vicinanza con una figura professionale di riferimento di cui si occuperanno di semplificare le mansioni d’ufficio (parliamo di medici, dentisti, avvocati, notai, commercialisti), il lavoro nell’ambito dell’amministrazione richiede la capacità di svincolarsi dal supporto di altre figure, e di gestire la situazione in maniera impeccabile in completa autonomia.

Corso online da segretaria amministrativa come sceglierlo

Per un’occupazione di questo tipo non è necessaria una laurea, non è richiesto espressamente il requisito di aver speso anni in sede universitaria per una formazione d’alto livello, ma è necessario assicurarsi di possedere le doti necessarie per riuscire a competere in un ambiente verso il quale il mercato volge un’elevata dose di interesse.
Per farlo, la frequentazione di un corso online potrebbe rivelarsi la chiave di volta per chiunque non disponga delle risorse necessarie (sia in termini economici che di tempo) per recarsi quotidianamente in una scuola per il raggiungimento di un livello d’istruzione superiore, ma che desideri comunque acquisire le dovute competenze per ricoprire un ruolo tanto delicato quanto ambìto. Tra i vari siti che offrono formazione online un punto di riferimento è FioreRosalba.com specializzato nei corsi online per lavorativi ma non solo qualifiche regionali ma anche lauree online e più in generale l’offerta di ben 7 Università Telematiche.

Le capacità da sviluppare per il lavoro nell’ambito della segreteria amministrativa devono essere sufficienti (per non dire ottimali) ad adempiere mansioni sia di back-office che di front-office, due termini che stanno ad indicare rispettivamente l’insieme delle mansioni da svolgere riguardanti il funzionamento interno dell’ufficio o dell’azienda, e quello relativo ad ogni forma di interazione con l’esterno.

In particolare, nell’ambito del back-office, un assistente amministrativo dev’essere in grado di mantenere il perfetto ordine in ogni contesto: Organizzare documenti sia cartacei che digitali ed assicurarsi che siano raccolti correttamente; tenere sempre aggiornate mailing-list aziendali o liste telefoniche; gestire e organizzare ogni fattura in modo da scongiurare qualunque rischio di problemi alla contabilità; assicurarsi che ogni attrezzatura o materiale di lavoro sia sempre prestante e che non intralci lo svolgimento delle mansioni giornaliere; organizzare incontri, riunioni ed eventi di piccole o grandi dimensioni ottimizzandone i programmi, ed assicurandosi al contempo di raccogliere le dovute informazioni per tracciarne i riepiloghi.

Dal lato front-office, parallelamente, sarà suo compito gestire ognuna delle comunicazioni in entrata ed uscita con fornitori, partner, clienti o aziende terze, il che comprende il compito di doversi occupare di curare i rapporti con l’esterno e di intercettare ogni forma di reclamo.
Nello svolgere queste mansioni inoltre si ritiene di primaria importanza dimostrare di avere un’idea chiara sul funzionamento delle infrastrutture informatiche aziendali, delle reti utilizzate, dei dispositivi d’ufficio, ed in generale dell’apparato tecnologico con cui si possa avere a che fare nel corso della propria routine lavorativa.

Date queste premesse, ne consegue che l’approccio e lo stile della responsabile di ognuno di questi compiti debbano essere adeguati, formali ed inconfutabilmente impeccabili. Specialmente nelle comunicazioni con enti estranei alla compagnia, la figura della segretaria ricopre nella maggior parte dei casi il ruolo di rappresentante, nonché di principale biglietto da visita, dell’intera società, in quanto di elemento cardine del reparto risorse umane della propria compagnia.

Questa panoramica dovrebbe sufficiente a chiarire l’idea che, in mancanza di un livello istruzione universitario o equivalente (comunque non necessari), sia opportuno per un’aspirante segretaria il conseguimento di almeno un corso professionalizzante in materia, che le permetta di orientarsi in ogni situazione critica senza il rischio di essere colta impreparata e perdere di conseguenza la calma che dovrebbe contraddistinguerla.
Non esiste ufficio o compagnia che possa reggersi in piedi senza almeno un assistente che ne regoli gli equilibri; per una segretaria una preparazione non adeguata alle esigenze a cui potrebbe essere chiamata a rispondere è una carenza imperdonabile, che solo un percorso formativo adeguato può essere in grado di colmare.